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PowerPoint · 檢查

期間、數字與字型檢查都位於 PowerPoint Navifia 索引標籤 → 工具 群組。

適用時機： 董事會或客戶簡報送出前，先盤點期間，再檢查數字，最後（可選）檢查字型。

注意： 這些工具會掃描並標記投影片文字，讓你審閱看起來不對的內容；它們不保證能抓到每一個錯誤。

1. 建議順序

  1. 完成同步 — 執行 推送更新 或 更新簡報中所有連結，讓簡報與模型一致。
  2. 執行 檢查期間（Ctrl+Shift+P）— 過期的「as of」標籤，以及 FY/CY 混用。
  3. 執行 檢查數字（Ctrl+Shift+N）— 殘留的 KPI。
  4. 視需要執行 檢查字型 — 非品牌字型；使用 取代 索引標籤進行替換。
  5. 如果檔案要離開公司，請清除草稿印章 / 完成簡報（傳送與完成 / 印章、塗黑與透明度）。

功能區上的工具欄依序列出 檢查數字、檢查期間、檢查字型。工作流程順序仍然是期間 → 數字 → 字型。

2. 檢查期間

檢查期間結果
檢查期間 — 簡報的期間清單。

目標： 回答「這份簡報宣稱涵蓋哪些期間？」讓你還來得及修正時，就能明顯看出殘留月份、YTD May 簡報中的 Q1 標題，或 FY/CY 混用。

步驟

  1. 在 PowerPoint 開啟簡報。
  2. Navifia 索引標籤 → 工具 → 檢查期間（或 Ctrl+Shift+P）。
  3. 掃描期間清單。罕見或被標記的期間會排在較上方。備註可能會指出命名不同（例如 FY26 ≈ FY2026）。若同時出現 FY 與 CY，標題會提出警示。
  4. 選取一個期間 — 位置清單會顯示每張投影片、找到的確切寫法，以及它位於圖案或表格中。
  5. 按兩下某個位置（或使用 Go to Slide）即可跳到該處並修正文字。
  6. 編輯後若希望送出前取得乾淨清單，可重新執行。

什麼會算作同一個期間

  • 同一個邏輯期間、不同寫法會共用同一列 — 例如 FY26 與 FY2026，或 FY26B / FY2026 Budget。
  • YTD 與 QTD 絕不合併（MTD/WTD、LTM/NTM 也不合併）— 各自是獨立列。
  • 可辨識的類別包含月份、季度、半年、to-date 標籤、會計年度 / 曆年、nMyy 視窗（3M25），以及滾動 LTM/NTM。
  • 情境尾碼（A/B/E/F、Actual/Budget/Estimate/Forecast、LE/BP/RF）會在有年份時附加 — 例如 1Q26E、FY26F。
  • 沒有年份的單獨情境文字（只有 LE、Budget）會從清單隱藏。

3. 檢查數字

檢查數字結果
檢查數字 — 簡報的數量清單。

目標： 盤點簡報中硬編碼的不同數量，讓殘留 KPI（只出現一次，或只在一張投影片上出現）更容易被發現。

步驟

  1. Navifia 索引標籤 → 工具 → 檢查數字（或 Ctrl+Shift+N）。
  2. 掃描清單。具有格式備註且出現投影片最少的群組會優先排序。
  3. 選取一個數字 — 位置會顯示投影片、確切寫法與上下文。
  4. 跳到每個位置並修正或確認該數字。

數值如何分組

這些會共用同一列 這些會保持分開
$1,234 ≈ 1234；$100 ≈ 100；1.2m ≈ 1,200,000 不同數量級
80% ≈ 80.0% ≈ 0.8 裸數 14.2 與 14.2%
— $0.8 絕不會被視為 80%

寫法不同但數量相同時，備註會顯示格式不同。

略過： 單獨的一位數；1900–2099 的裸年份。不會掃描圖表與 SmartArt 文字。

4. 檢查字型（可選品牌檢查）

字型取代是簡報 QA 的一部分，不是獨立美化工具。期間與數字檢查後，若有漏網的非品牌字型，再使用它。

檢查索引標籤

  1. Navifia 索引標籤 → 工具 → 檢查字型。
  2. 字型清單會以最罕見者優先（使用它們的投影片最少）。
  3. 選取字型即可查看每個位置（執行次數；圖案 vs 表格）。
  4. 按兩下某個位置即可跳到該處。

取代索引標籤

  1. 在同一個對話方塊中開啟 取代 索引標籤。
  2. 選擇要取代的字型與目標字型。
  3. 執行取代 — 更新圖案、群組與表格儲存格（不區分大小寫），然後重新掃描，讓檢查索引標籤反映修正結果。

圖表 / SmartArt 內的文字無法處理；對話方塊會說明。空白文字方塊不算作使用。

5. 這些工具看不到的內容

  • 只以圖片繪製的數字或期間標籤（包含 EMF/SVG 連結圖案），或位於原生圖表繪圖數值內的內容。
  • SmartArt 文字（字型檢查也會略過）。
  • 語意上下文 — 例如連結的「14.2%」重新整理成「−3.1%」，但旁邊的「grew」仍然不對。沒有工具能抓到這種問題；標題與註腳仍需人工審閱。

6. 疑難排解

  • 預期的期間不見 — 不常見縮寫可能無法比對。請檢查投影片文字拼法；稍微編輯後重新執行，以確認是否可辨識。
  • 太多 FY/CY 警告 — 有意使用雙曆制仍會觸發標題警示；請把它視為審閱提示，不一定是錯誤。
  • 某個殘留數字完全沒出現 — 它可能在圖表圖片或 SmartArt 內。請目視檢查那些圖案。
  • 取代沒有變更圖表標籤 — 圖表文字不在範圍內；請編輯圖表，或從 Excel 重新匯出。
  • 快捷鍵衝突混淆 — 在 PowerPoint 中，Ctrl+Shift+P 是檢查期間；在 Excel 中，同一組按鍵是推送更新。請以你目前所在的應用程式為準。

建議結案檢查清單

  1. 推送 / 更新所有連結
  2. 檢查期間 → 修正過期標籤
  3. 檢查數字 → 清除殘留數字
  4. 檢查字型 → 需要時取代
  5. Excel 連結 → 沒有 Source missing；討論串窗格 → 沒有你仍在意的待解問題
  6. 使用 傳送投影片 分享 PPT/PDF，或使用 完成簡報 建立乾淨的對外副本（工作簡報不變）。只有在你確定要取消目前開啟簡報的連結時，才使用 中斷連結。

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